Secrétariat à distance et confidentialité

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Le respect de la confidentialité

Un des points évoqués par les professionnels face à l’externalisation de leur(s) activité(s) secondaire(s) est souvent la perte de confidentialité. En effet, certains corps de métiers, notamment les personnels médicaux pour la saisie de comptes rendus médicaux et les professions juridiques pour les transcriptions d’actes juridiques, hésitent à confier leurs données confidentielles à des personnes étrangères à leur cabinet.

Cependant un travailleur indépendant s’engage contractuellement à respecter la confidentialité des données qui lui sont confiées par le donneur d’ordres tout comme un salarié est lié par un contrat de travail dans cette optique.

En réalité, il n’y a pas de différence et seule la confiance est en jeu.

Comment procède la secrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante est un professionnel qui assure son engagement de confidentialité auprès de son client par le biais de conditions générales de prestations de services. On peut d’ailleurs lire sur ces dernières un article qui l’évoque : « L’entreprise x s’engage à considérer comme confidentielles, les informations de toutes natures relatives notamment aux activités du Client, à son organisation et à son personnel, que l’exécution de son intervention l’amènerait à connaître. L’entreprise x s’engage à ne communiquer aucune pièce et aucune information liée à la prestation à des tiers, sauf demande expresse du Client, et ce, uniquement formulée de manière écrite. »

Elle peut également proposer la signature d’un engagement de confidentialité qui lie les deux parties.

Quels critères pour établir sa confiance ?

Plusieurs points sont à prendre en compte.

Etudier les références du prestataire par l’intermédiaire d’un site internet, d’un blog, des réseaux sociaux. La secrétaire à distance profite-t-elle d’une riche expérience dans le domaine souhaité ? Peut-on trouver des témoignages clients en faveur de prestations ou la confidentialité était de rigueur ? Les informations fournies sur son site sont-elles transparentes ? La première impression est-elle bonne ?

Autres articles à consulter :
Professionnels médicaux : comment choisir le bon prestataire ?
Avocats : externalisez la frappe de vos actes juridiques

Cécile JAEGLY
Secrétaire médicale et juridique à distance
https://www.cjsibureautique.fr

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